Die Kanzleien in die Zukunft führen

Jacqueline Moore, als Rechtsdienstmitarbeiterin und Leiterin der Kanzleidienste haben Sie das Projekt Kanzleipool mitentwickelt. Was hat es damit auf sich?
Die Idee ist, einen Pool für Kanzleimitarbeitende zu schaffen – analog dem Pool für Gerichtsschreibende. Dieser bewährt sich seit vielen Jahren, indem die Mitarbeitenden für einige Monate dort aushelfen können, wo es eine Vakanz gibt oder wo gerade besonders viel Arbeit anfällt. Das Pilotprojekt Kanzleipool haben wir vor einem Jahr mit einer Mitarbeiterin gestartet, ein weiterer Mitarbeiter befindet sich aktuell ebenfalls in Ausbildung. Insgesamt wurden jedoch drei Stellen für diesen Kanzleipool bewilligt. 

Welche Fähigkeiten muss ein oder eine Pool-Kanzleimitarbeiter/-in mitbringen?
Einerseits muss die Person fachlich qualifiziert und sprachaffin sein. Andererseits muss sie in Bezug auf die Teamzugehörigkeit und die Arbeitszeiten sehr flexibel sein. Dies aufgrund der Einsätze in den Abteilungskanzleien wie auch in der Zentralen Kanzlei und dem Scancenter, wo wenig Spielraum in Bezug auf die Arbeitszeiten besteht. Im Gegenzug ist die Poolstelle sehr abwechslungsreich und ermöglicht einen vertieften Einblick in verschiedene Bereiche des Bundesverwaltungsgerichts.

Sie sind auch Ambassadorin des Projekts Justitia 4.0. Wo steht es?
Justitia 4.0 ist auf Kurs. Das Bundesverwaltungsgericht startet im Frühling ein Pilotprojekt mit der Justizakten-Applikation. Das ist eine grosse Chance, denn das Pilotprojekt wird mit unserem IT-Projekt kombiniert, in dem es um die neue Fallverwaltungssoftware geht. Die gesetzliche Grundlage, die nötig ist, um schliesslich mit der Justitia-Swiss-Plattform zu arbeiten, wird mit dem Bundesgesetz über die Plattformen für die elektronische Kommunikation in der Justiz (BEKJ) geschaffen. 

Was bedeutet das für die Justiz und die Arbeit am Bundesverwaltungsgericht?
Das Ziel von Justitia 4.0 ist, die Schweizer Justiz in die digitale Zukunft zu führen. So soll der elektronische Rechtsverkehr über die Justitia-Swiss-Plattform für Behörden und Rechtsvertreter/-innen nach der Inkraftsetzung des Gesetzes obligatorisch sein. Für die Kanzleien werden somit viele heutige administrative Arbeiten wegfallen und neue dazukommen. Damit uns diese Entwicklung nicht unvorbereitet trifft, sind wir bereits seit einiger Zeit daran, Akten zu digitalisieren. Allerdings führt das im Moment zu Mehraufwand für die Zentrale Kanzlei, insbesondere das Scancenter, und die Abteilungskanzleien, da immer noch das Papierdossier massgebend ist.

Seit Juni 2020 ist es möglich, Eingaben am Bundesverwaltungsgericht digital einzureichen. Wie wird dieses Angebot genutzt?
Immer besser; es ist klar ein Bedürfnis. Auch die Anzahl der täglich eintreffenden E-Mails hat sich vervielfacht. Eine Herausforderung dabei ist, dass elektronische Post rund um die Uhr hereinkommt. Das führt zu mehr Stress für die Mitarbeitenden der Zentralen Kanzlei, deren Ziel es ist, Eingänge möglichst tagesaktuell zu verarbeiten. Das Verarbeiten elektronischer Eingaben ist anspruchsvoll – es gibt von der Prüfung der qualifizierten elektronischen Signatur bis hin zum sogenannten Trägerwandel vieles zu erledigen. Das Scannen von Dokumenten klingt nach einer einfachen Arbeit, aber wir dürfen nicht vergessen, dass es sich dabei um einen Rechtsverkehr mit Regeln und Fristen handelt. Die Sicherheit und der Datenschutz müssen jederzeit gewährleistet sein. Zudem beeinflusst die Digitalisierung auch die Zusammenarbeit unter den Kanzleien.

Inwiefern?
Nicht alle Abteilungskanzleien sind im gleichen Mass digital unterwegs. Aufgrund der verschiedenen Rechtsgebiete und Vorinstanzen ist das auch nicht für alle gleich wichtig oder möglich. Zudem gibt es zahlreiche Spezialfälle und unterschiedliche Fristen. Dennoch versuchen wir, eine gemeinsame Basis zu schaffen und zu schauen, wo wir voneinander profitieren können.