Guidare le cancellerie verso il futuro

In veste di collaboratrice del Servizio giuridico e di responsabile dei servizi di cancelleria, ha partecipato allo sviluppo del progetto «Pool personale cancelleria». Di cosa si tratta?
L’idea era di creare un pool di personale di cancelleria analogo a quello esistente per i cancellieri e le cancelliere del Tribunale, una soluzione che dimostra la sua validità già da diversi anni. Funziona così: per alcuni mesi un collaboratore o una collaboratrice del pool presta man forte ad altri servizi di cancelleria aiutandoli a far fronte a picchi di lavoro o a fluttuazioni del carico lavorativo legate, per esempio, a un posto vacante. Abbiamo lanciato il progetto pilota un anno fa con una collaboratrice, e un altro collaboratore sta seguendo la formazione. In totale il pool sarà formato da tre persone.

Che competenze deve avere un collaboratore o una collaboratrice del pool? 
Da un lato deve avere le qualifiche professionali richieste ed essere portato per le lingue. Dall’altro, dev’essere in grado di integrarsi facilmente in un nuovo team ed essere molto flessibile a livello di orari di lavoro. Le missioni affidate ai collaboratori e alle collaboratrici del pool nelle cancellerie delle corti, nella Cancelleria centrale e nel Centro scansione lasciano poco margine di manovra in termini di orario. In contropartita, l’attività nel pool è molto variata e permette di acquisire una conoscenza approfondita di vari ambiti del Tribunale amministrativo federale. 

Lei è ambasciatrice del progetto Justitia 4.0. Ci può dire a che punto siamo?
Il progetto Justitia 4.0 è a buon punto. In primavera il Tribunale amministrativo federale lancerà l’applicazione dossier giudiziario (ADG), un progetto pilota che verrà combinato con il nostro progetto IT di implementazione di un nuovo software di gestione dei casi. La base giuridica necessaria per lavorare con la piattaforma Justitia.Swiss verrà creata con la legge federale concernente la piattaforma per la comunicazione elettronica nella giustizia (LPCEG).

Quali sono le implicazioni per la giustizia e per il lavoro in seno al Tribunale amministrativo federale? 
L’obiettivo di Justitia 4.0 è quello di guidare la giustizia svizzera verso il futuro digitale. Dopo l’entrata in vigore della LPCEG, infatti, lo scambio di scritti per via elettronica diventerà obbligatorio per le autorità coinvolte nei procedimenti e per i rappresentanti legali. Questo significa che molti compiti amministrativi dei servizi di cancelleria verranno a cadere, ma che ne subentreranno di nuovi. Per non farci cogliere impreparati, abbiamo iniziato da tempo a digitalizzare i fascicoli, un lavoro che comporta un onere non indifferente per la Cancelleria centrale, in particolare per il Centro scansione, e per le cancellerie delle corti, visto che i fascicoli vengono tuttora archiviati principalmente in forma cartacea.

Da giugno 2020 i ricorsi al TAF possono essere presentati per via elettronica. In che misura viene utilizzata questa possibilità?
Viene utilizzata sempre di più, a dimostrazione del fatto che risponde a un’esigenza reale. Per di più, anche il numero di e-mail che il TAF riceve ogni giorno è aumentato in modo esponenziale. Il problema con la posta elettronica è che i messaggi arrivano ventiquattro ore su ventiquattro e questo comporta un carico di lavoro maggiore per il personale della Cancelleria centrale, chiamato a elaborarli il più rapidamente possibile. Il trattamento dei ricorsi inoltrati per via elettronica è impegnativo e richiede tempo: tra la verifica della firma elettronica qualificata e il cambio di supporto c’è molto da fare. A prima vista la scansione di documenti può sembrare semplice, ma non dobbiamo dimenticare che si tratta di uno scambio di atti giuridici soggetto a regole e scadenze ben precise. La sicurezza e la protezione dei dati devono essere garantite in ogni momento. La digitalizzazione ha però anche un impatto sulla collaborazione tra le cancellerie delle corti.

In che senso?
Non tutte le cancellerie hanno raggiunto lo stesso livello di digitalizzazione. A seconda degli ambiti del diritto e delle istanze inferiori, la digitalizzazione non è importante o non è possibile per tutti allo stesso modo. Ci sono infatti molti casi speciali e scadenze diverse. Stiamo comunque cercando di creare una base comune e di capire come possiamo sfruttare le sinergie.