Il primo contatto con il mondo digitale

«Centro scansione – Aperto giornalmente dalle 08:00 alle 11:30 e dalle 13:00 alle 17:00» si legge sulla porta, sbirciando dietro la quale si scorgono quattro stampanti ad alta prestazione e diverse risme di carta. Ogni apparecchio è collegato a un computer portatile, alle spalle dei quali trovano posto anche tre schermi. L’ambiente ricorda il copy shop di una stazione, in cui uomini e donne d’affari si fermano all’ultimo minuto a stampare qualche documento urgente prima di una riunione. L’idea del Centro scansione e digitalizzazione, com’è stato recentemente rinominato il servizio, va però in tutt’altra direzione: via la carta, avanti col digitale!

«Tra qualche tempo saremo in grado di rendere tutti i documenti del tribunale disponibili in formato digitale», spiega Dominik Schneeberger. Il responsabile del Centro dirige un team formato da cinque a sette impiegati a tempo parziale che scansionano ogni giorno diverse migliaia di pagine di documenti: scambi di corrispondenza, ricorsi, allegati, ecc. Gli incarti sono trasmessi al servizio muniti di una scheda di mandato e rinviati poco dopo al committente sotto forma di file PDF. «Rapidità e rigorosità» sono le premesse alla base dell’attività del suo team, dice Schneeberger, perché «se in un dossier digitale dovesse mancare anche solo una pagina, tutto il nostro lavoro diverrebbe vano e il committente dovrebbe tornare all’incarto cartaceo.»

Dal provvisorio al permanente

In origine, l’idea del Centro nasceva dall’impossibilità di aver accesso agli incarti fisici. Istituito nell’aprile 2020, ossia durante il primo lockdown dovuto alla pandemia di Covid, il servizio doveva in effetti permettere ai collaboratori del TAF di lavorare dal proprio domicilio senza portarsi a casa documenti originali altamente confidenziali. All’inizio lo scetticismo riguardo al dover lavorare su dossier digitali era sensibile, ma i più non hanno avuto altra scelta se non quella di mettercisi. «Per molti siamo stati noi il primo contatto con il mondo digitale in ambito lavorativo», riporta Schneeberger. Giunto al TAF quando il servizio era ancora ai primi passi, è lui che ha in seguito sostanzialmente contribuito a far accettare ai collaboratori la modalità di lavoro digitale anche al loro ritorno in ufficio. E che ha fatto così passare il Centro dallo stato di servizio provvisorio a parte integrante del normale funzionamento del tribunale: «Siamo ormai diventati un servizio consolidato ed apprezzato», commenta con soddisfazione.

Implicandosi sempre più a fondo nei processi di digitalizzazione dell’intero tribunale, il responsabile ha via via sviluppato ulteriormente il Centro. Oggi quest’ultimo offre ad esempio anche corsi di formazione sul trattamento dei documenti PDF e la scansione dei fascicoli è entrata a far parte del processo standard di lavoro giurisdizionale in certe corti. Costantemente perfezionato sul piano qualitativo, il servizio è così in grado di apportare un valore aggiunto distintivo anche nel lavoro sul posto. «Vogliamo continuare a fare un po’ da ammiraglia della digitalizzazione ed aiutare i collaboratori a vincere la paura nei confronti del futuro digitale», dice Schneeberger. Nella maggior parte dei casi il responsabile e il suo team hanno sfondato porte aperte, solo in pochi casi il responsabile e il suo team non sono riusciti a fare breccia. Con l’aumentare dei pool che si convertono alla collaborazione digitale, cresce comunque il numero di giudici e cancellieri, inizialmente reticenti, che si iscrivono ai corsi di formazione.

Senza carta entro il 2025

Il progetto di digitalizzazione del Tribunale amministrativo federale denominato «eTAF» persegue una visione ambiziosa: giungere ad amministrare la giustizia completamente senza carta entro il 2025. Il cammino da percorrere è ancora lungo, ma Schneeberger è ottimista: «Per prima cosa dobbiamo fare in modo che il processo di scansione diventi un automatismo a livello di prassi aziendale, dopodiché potremo passare a capilarizzare la scansione di tutta la posta in entrata.» Di qui la fusione tra Cancelleria centrale e Centro scansione, una mossa in cui Schneeberger, – che ha ripreso la direzione integrale di entrambe le unità organizzative – vede una svolta nella volontà politico-aziendale di andare verso la modernizzazione. E che gli fa guardare con fiducia alla strada imboccata da poco, ma con passo deciso, dal nostro tribunale.