Le cancellerie delle corti, un perno importante

Le cancellerie delle corti hanno un mansionario molto variato: gestiscono la posta in entrata e in uscita, si occupano degli incarti, rispondono a mail e a chiamate interne ed esterne, scrivono lettere, verificano ed elaborano documenti, finalizzano decisioni e sentenze e le preparano per la spedizione. La lista potrebbe proseguire all’infinito. Tuttavia, le cancellerie non svolgono tutte gli stessi compiti e non sono tutte organizzate allo stesso modo, dato che devono soddisfare le esigenze di corti con campi di competenza diversi. La Corte I, ad esempio, si occupa di responsabilità dello Stato e di regressi, personale federale e protezione dei dati. La Corte II giudica cause in materia di diritto economico, della concorrenza e della formazione. La Corte III tratta cause riguardanti principalmente le assicurazioni sociali e la sanità pubblica. Le Corti IV e V sono competenti in materia di asilo e la Corte VI per le cause in materia di stranieri e di cittadinanza.

Uno sguardo alla realtà quotidiana
C’è però un aspetto che accomuna tutte le cancellerie: il personale si adopera affinché giudici, cancelliere e cancellieri possano svolgere efficacemente il loro lavoro. Oltre che delle attività di routine, le responsabili si occupano di compiti gestionali e mansioni particolari nell’interesse della giurisprudenza. Intrattengono una stretta collaborazione con le presidenze di corte, cui sono gerarchicamente subordinate, con le segretarie e i segretari e con il segretariato generale. Qui di seguito, cinque di loro raccontano la loro realtà quotidiana. 

Yukiko Diek: trovare l’equilibrio

Yukiko Diek, responsabile della cancelleria della Corte I, trascorre il tempo libero in riva al lago in compagnia del suo cane o frequenta eventi culturali. Sul lavoro si impegna per tener conto delle esigenze di tutti.

Yukiko Diek, dirige la cancelleria della Corte I da cinque anni. Qual è la sfida più grande che deve affrontare?
Quella di dover soddisfare le richieste di tutti. Non è sempre facile trovare la giusta misura tra le esigenze del personale del tribunale e quelle del team della cancelleria. Le richieste a corto termine cui dobbiamo far fronte sono molte ma dobbiamo anche svolgere i compiti di routine e non sempre riusciamo ad arrivare dappertutto. Facciamo quello che possiamo. A volte devo chiedere a qualcuno di avere pazienza per proteggere le mie collaboratrici e i miei collaboratori.

Come si svolge la sua giornata tipo? 
Arrivo al tribunale alle 7:15. Gli altri arrivano tra le 7:30 e le 8:00. Sfrutto questo primo momento per sbrigare con calma le pratiche amministrative riguardanti la formazione professionale o la gestione del team. Poi do una mano nelle pratiche quotidiane. Alla cancelleria della Corte I elaboriamo direttamente gli incarti, in particolare perché dobbiamo tenere conto delle specificità legate alla qualità di parte e/o alla legittimazione a ricorrere in alcune categorie di casi. Nel pomeriggio, dopo aver inviato la posta, mi dedico ai colloqui, seguo gli apprendisti e i diversi progetti ai quali collaboro. 

Come vede il futuro del lavoro in cancelleria nell’ottica della digitalizzazione e dell’intelligenza artificiale?
Non possiamo ancora rinunciare agli incarti cartacei e quindi la digitalizzazione ci aumenta il lavoro. In linea di principio credo che offra un grande potenziale. Ad esempio, quando verranno introdotti i dossier digitali, anche il nostro personale potrà lavorare almeno in parte da casa mentre per ora è praticamente impossibile. Riguardo all’intelligenza artificiale sono aperta: penso che potrebbe essere utile ad esempio per redigere le decisioni di non entrata in materia. Ovviamente nel rispetto delle nostre direttive e sempre sotto la responsabilità del giudice.

Marina Franchini: interazioni e prospettive diverse

Marina Franchini dirige la Cancelleria della Corte II da un anno. Trascorre i fine settimana in Ticino con la famiglia e ama la lettura. Del Tribunale apprezza l’opportunità di interagire con persone di culture diverse.

Marina Franchini, che cosa le piace di più del suo lavoro?
Apprezzo soprattutto l’opportunità di interagire con molte persone diverse con un retroterra culturale eterogeneo, dalle collaboratrici e i collaboratori del mio team alle cancelliere e ai cancellieri, dai giudici a tutte le altre figure professionali. Questa dinamica mi apre nuove prospettive e ogni interazione rappresenta un’occasione davvero preziosa di crescita sotto il profilo umano e lavorativo. Considero le sfide non come ostacolo, bensì come opportunità per accrescere la mia capacità di risoluzione dei problemi e l’autoconsapevolezza. 

Nella veste di responsabile di cancelleria dirige un team e al tempo stesso ricopre la funzione di interlocutore per i giudici, le cancelliere e i cancellieri. È un compito senz’altro impegnativo. Come ne viene a capo?
La sfida più grande è cogliere attivamente e fare proprie le esigenze sia del mio team, delle giudici e dei giudici come pure delle cancelliere e dei cancellieri, fornendo loro risposte pertinenti. Poi occorre assicurare una comunicazione funzionale, esprimendo in modo chiaro aspettative, direttive e feedback per creare un ambiente di lavoro trasparente in cui i membri del team si sentano ascoltati e compresi, e naturalmente anche valorizzati. Cerco di interpretare al meglio le esigenze che vengono espresse dalle varie parti. Questo presuppone una buona capacità di ascolto e l’umiltà di chiedere precisazioni se qualcosa non dovesse essere chiaro. Personalmente posso fare affidamento su un team capace e affiatato, il che mi consente di raggiungere efficacemente i miei obiettivi. 

Tutte le collaboratrici della cancelleria svolgono lo stesso compito oppure vi sono specializzazioni? E in base a quali criteri vengono ripartiti gli incarichi?
Fatta eccezione per le competenze linguistiche, tutte le collaboratrici condividono le stesse responsabilità e mansioni. Questo approccio consente non solo di assorbire efficacemente i carichi di lavoro, ma assicura anche la continuità operativa in caso di assenze o imprevisti. In questo modo, è possibile contare su un team versatile e preparato ad affrontare ogni situazione. I criteri prioritari per ripartire gli incarichi sono anzitutto la lingua di competenza e naturalmente la capacità di assumere eventuali compiti aggiuntivi tenuto conto del carico di lavoro di ciascuno.

Simone Wagner: scambi intensi

Simone Wagner, responsabile della cancelleria della Corte IV, trascorre volentieri il suo tempo libero nella natura e ricarica le batterie con lo yoga e la meditazione. Al tribunale, lei e il suo team hanno intensi contatti con tante persone diverse.

Simone Wagner, dirige la cancelleria della Corte IV dal gennaio 2015. Come è organizzata la collaborazione all’interno del suo team?
In linea di massima tutti sono in grado di svolgere qualsiasi compito. Nel quotidiano, però, lavoriamo in gruppi divisi per lingua. Visto che tutti abbiamo buone conoscenze di una seconda lingua ufficiale, possiamo aiutarci e sostenerci a vicenda quando in un gruppo siamo sotto pressione. Le cancellerie delle corti intrattengono scambi intensi prima di tutto con le cancelliere e i cancellieri, un po’ meno con i giudici. Abbiamo contatti soprattutto con la Corte V, che come noi si occupa di diritto in materia di asilo, ma anche con la Corte VI che, attraverso la sua cancelleria, ci appoggia nelle procedure Dublino. Abbiamo contatti giornalieri anche con il personale della cancelleria centrale del segretariato generale, come pure dei settori delle finanze, dell’esercizio e sicurezza e dell’informatica.

Che qualità deve avere, secondo lei, il personale della cancelleria? È facile o difficile trovare personale plurilingue?
Finora ho avuto fortuna. Le ultime assunzioni confermano tuttavia che non è facile trovare personale di lingua madre italiana o francese che parli bene anche il tedesco. Le collaboratrici e i collaboratori che lavorano in italiano e in francese dovrebbero essere di madrelingua dato che devono anche correggere decisioni e sentenze. Secondo me è anche importante che sappiano comunicare bene e pensare in modo interconnesso, che siano cooperativi, flessibili e lavorino con spirito di servizio.

Quante persone lavorano nella sua cancelleria? Quali sono i loro compiti principali?
Attualmente il nostro team è composto da otto collaboratrici e collaboratori, un assistente per la presidenza della corte e un responsabile della cancelleria. Ci occupiamo soprattutto di trattare i nuovi dossier e la posta in entrata, finalizzare e spedire le decisioni e le sentenze, correggere sentenze e decisioni, anonimizzare sentenze, gestire il centralino telefonico e chiedere chiarimenti all’autorità inferiore e agli uffici cantonali della migrazione.

Regula Otter: alleggerire il lavoro dei giudici

Regula Otter, responsabile della cancelleria della Corte V, apprezza la varietà del suo lavoro e la buona collaborazione con i giudici. Nel tempo libero si rilassa nella natura, leggendo un buon libro o guardando un film.

Regula Otter, come si svolge la sua giornata tipo? Quali sono attualmente le sfide più difficili da gestire?
Ogni giorno è diverso. Mi piace che sia così. A volte mi occupo di compiti direttivi, partecipo a colloqui e sedute, riorganizzo o ottimizzo i processi in collaborazione con il mio team. Altre volte curo la comunicazione, adeguo i piani di lavoro, rispondo a richieste particolari o a domande del personale e dei giudici. Mi capita però anche di dovermi concentrare maggiormente sul piano operativo. Attualmente la sfida maggiore è data dal fatto che i giudici vogliono mobilità e (comprensibilmente) lavorano volentieri in modalità digitale o quanto meno elettronica, ma purtroppo i processi al TAF non sono ancora digitalizzati. Per la cancelleria non è facile, significa lavorare di più.

Come vede il futuro del lavoro in cancelleria nell’ottica della digitalizzazione e dell’intelligenza artificiale?
Penso che ci eviterà di svolgere lavori ripetitivi e monotoni. Alcuni compiti amministrativi diventeranno superflui. Grazie alla parametrizzazione i giudici potranno inviare direttamente la loro corrispondenza. Ci resterà comunque l’attività di controllo. Ciò significa che ci evolveremo verso l’ambito paralegale. Grazie alle nostre conoscenze tecniche, che sono già buone, potremo quindi alleggerire il lavoro dei giudici della Corte V. 

Se in questo momento avesse una bacchetta magica, quale desiderio vorrebbe esaudire?
Mi piacerebbe che la nostra cancelleria disponesse da subito di un centro di scansione professionale e ben equipaggiato per la posta in entrata. Forse vorrei anche dare una sbirciatina al futuro per sapere come sarà il domani della nostra cancelleria nell’era digitale. 

Elisabeth Dünnenberger: trovare soluzioni

Responsabile della cancelleria della Corte VI da un anno, Elisabeth Dünnenberger apprezza la possibilità di confrontarsi a nuove situazioni. Prima e dopo il lavoro, per arieggiare la mente, va volentieri a camminare con il suo cane.

Elisabeth Dünnenberger, da quante persone è composto il suo team? Cosa le piace in particolare del suo lavoro?
Attualmente il mio team è composto da sei collaboratrici e da una persona in formazione. Siamo quindi in sette. La persona in formazione rimane sei mesi da noi. È una dei tre partecipanti a un progetto promosso dalle cancellerie delle corti e dalla cancelleria centrale allo scopo di avere personale da impiegare in caso di urgenza. Del resto, i compiti e i processi variano molto da una corte all’altra. Prima di arrivare alla Corte VI, lavoravo alla Corte II. Quando ho cambiato corte, è stato come cambiare lavoro. Nel mio lavoro di responsabile apprezzo in particolare la possibilità di confrontarmi con situazioni nuove per le quali occorre trovare una soluzione. Mi piace molto anche il lato «investigativo» del mio lavoro.

Com’è organizzata la collaborazione nel vostro team, con il resto della corte e con tutto il tribunale?
Ho un ottimo team in cui tutti si aiutano. Anche con il resto della corte la collaborazione è buona. La presidenza ci appoggia e i nostri bisogni sono presi sul serio. La cancelleria ha voce in capitolo. Percepisco invece un po’ di tensione a livello di tribunale nel suo insieme. Ognuno difende il proprio orticello e gli interessi delle cancellerie sembrano passare in secondo piano. Va però detto che quando serve una mano e la si chiede, ci si aiuta.

Che qualità devono avere, secondo lei, i suoi collaboratori e collaboratrici? Come vede il futuro del lavoro in cancelleria?
Precisione, flessibilità, apertura ai cambiamenti e un’ottima resilienza. Il personale di cancelleria deve avere conoscenze di informatica, una mente logica e saper lavorare in diverse lingue. Per quanto riguarda il futuro, credo che il lavoro evolverà con la digitalizzazione e l’intelligenza artificiale ma la cancelleria non resterà disoccupata. Dovrà semplicemente svolgere compiti diversi. In questo momento abbiamo praticamente il doppio di lavoro rispetto a prima, quando lavoravamo semplicemente con il cartaceo.