Premier contact avec le monde numérique

Le panneau «Centre de scannage – ouvert chaque jour, de 08h à 11h30 et de 13h à  17h» est affiché contre la porte du local. Un coup d’œil à l’intérieur dévoile quatre imprimantes à haute performance et plusieurs piles de papier pour photocopieuse. Chaque appareil est connecté à un ordinateur portable et trois écrans sont installés dans la pièce. Le décor rappelle un copy shop de gare où les hommes et femmes d’affaires peuvent encore rapidement imprimer des documents avant leurs séances. Mais l’idée du Centre de scannage et de numérisation, renommé ainsi dernièrement, va dans une tout autre direction : fini le papier, place désormais au numérique !

«D’ici un certain temps, tous les documents du tribunal seront disponibles en format numérique», explique Dominik Schneeberger. Responsable du Centre de scannage et de numérisation, ce dernier dirige une équipe de cinq à sept collaborateurs et collaboratrices à temps partiel qui scannent chaque jour plusieurs milliers de pages de dossiers de procédure : courriers, mémoires de recours, annexes, etc. Les documents papiers sont transmis au centre avec une fiche de mandat et renvoyés un peu plus tard au donneur d’ordre sous la forme de fichiers PDF. Rapidité et rigueur, tels sont les principes de travail appliqués par toute l’équipe. Car, comme Dominik Schneeberger le relève : « S’il ne devait manquer ne serait-ce qu’une seule page dans un dossier, tout notre travail deviendrait inutile puisque le donneur d’ordre devrait alors revenir au dossier physique. »

Du provisoire au définitif

A l’origine, l’idée du centre de scannage reposait justement sur l’impossibilité de se référer aux dossiers physiques. Mis en place en avril 2020, soit durant le premier confinement imposé par la pandémie Covid-19, le centre devait en effet permettre au personnel du tribunal de travailler à domicile sans devoir transporter sur eux des documents originaux hautement confidentiels. Le scepticisme quant à l’opportunité de travailler sur des dossiers numériques était palpable au début, mais la plupart des personnes n’ont eu d’autre choix que de s’y mettre. « Pour beaucoup, nous avons été le premier contact avec le monde numérique dans l’environnement professionnel », explique Dominik Schneeberger. Arrivé au TAF alors que le centre était à peine né, l’intéressé a ensuite fourni une impulsion déterminante pour faire accepter le mode de travail numérique également au retour des équipes à leur bureau après le confinement. Et c’est ainsi que le centre de scannage est passé du stade de service provisoire au statut de composante intégrée au fonctionnement ordinaire du tribunal. « Nous sommes aujourd’hui un service établi et apprécié », se réjouit son responsable.

Il s’est lui-même progressivement impliqué de plus en plus dans les processus de numérisation au niveau du tribunal dans son ensemble, développant le centre de scannage en conséquence. Ainsi, par exemple, les prestations incluent désormais une formation au traitement des documents PDF et le scannage des dossiers fait partie des processus standards du travail juridictionnel dans certaines cours. Le service est ainsi en constant développement sur le plan qualitatif, de sorte à garantir aujourd’hui une plus-value incontestable aussi pour le travail sur place. Et Dominik Schneeberger n’est pas peu fier : « Nous voilà devenus le navire amiral de la numérisation, avec l’objectif de désamorcer les peurs liées à l’avenir digital ». Dans la plupart des cas, le responsable et son équipe ont trouvé des portes grandes ouvertes, et il est rare que le message n’ait pas passé. Dans la mesure où de plus en plus d’équipes se convertissent à la collaboration numérique, les inscriptions de juges et de greffiers, initialement réticents, aux cours de formation ne cessent aussi d’augmenter.

Sans papier d’ici 2025

Le projet de numérisation du tribunal intitulé « eTAF » poursuit la vision ambitieuse de pouvoir parler d’une justice rendue intégralement sans papier d’ici 2025. Même si le chemin à parcourir est encore long, Dominik Schneeberger reste optimiste : « La prochaine étape consiste à inscrire l’automatisation du processus de scannage dans le fonctionnement du tribunal, après quoi nous pourrons généraliser le scannage du courrier entrant. » C’est ce qui explique la fusion récente de la Chancellerie centrale et du Centre de scannage, sous la direction de notre protagoniste qui reconnaît là un tournant dans la politique d’entreprise en faveur de la modernisation. Il regarde donc avec confiance la voie en perspective, sur laquelle le tribunal s’est déjà engagé de quelques pas.