Protection des données au Tribunal administratif fédéral (TAF)

(Information selon l’art. 19 de la loi fédérale du 25 septembre 2020 sur la protection des données [LPD ; RS 235.1])

Les informations suivantes concernent le traitement des données par le TAF dans le cadre des procédures judiciaires (art. 191a al. 2 Cst. [RS 101] en relation avec les art. 31 ss LTAF [RS 173.32]) et de l’administration générale du tribunal (art. 27 al. 1 LTAF). Par ce biais, nous souhaitons vous informer conformément à l’art. 19 LPD sur les points suivants:

• la manière dont nous traitons vos données personnelles et le but dans lequel nous le faisons;
• les bases juridiques régissant le traitement de vos données personnelles;
• les droits que vous pouvez exercer à l’égard du TAF en vertu de la législation sur la protection des données;
• les organes auprès desquels vous pouvez faire valoir vos droits ou auxquels vous pouvez adresser vos questions sur la protection des données.

Vous pouvez consulter les bases légales applicables dans le Recueil systématique (RS) en ligne (https://www.admin.ch/gov/fr/start/droit-federal/recueil-systematique.html) à l’aide du numéro RS indiqué.

a)   Le responsable du traitement (art. 5 let. j LPD)

Le responsable du traitement des données au sens de la loi sur la protection des données est le TAF, représenté par la Commission administrative du TAF, en sa qualité d’organe fédéral compétent et de propriétaire de tous les fichiers de données personnelles gérés au TAF.

b)   Votre interlocuteur pour les questions relatives à la protection des données au TAF (art. 10 al. 2 LPD)

Conformément à l’art. 10 al. 1 LPD et de l’art. 25 de l’ordonnance du 31 août 2022 sur la protection des données (OPDo ; RS 235.11), le TAF a désigné un service responsable des questions de protection des données auquel vous pouvez adresser toutes vos questions relatives au droit de la protection des données.

Nous attirons votre attention sur le fait que la compétence de la ou du préposé à la protection des données du TAF s’étend uniquement aux questions relatives au droit de la protection des données, aux demandes d’accès selon la loi fédérale du 17 décembre 2004 sur le principe de la transparence dans l’administration (LTrans ; RS 152.3) et aux demandes d’accès aux actes de procédure archivés. Il ou elle ne peut en aucun cas fournir des informations sur des procédures judiciaires en cours ou des conseils juridiques généraux.

c)   Le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT)

Pour toute question générale sur la protection des données, vous pouvez en outre vous adresser au PFPDT (art. 58 al. 1 let. a, c et d LPD)

Pour plus de détails et pour d’autres canaux de communication, nous vous renvoyons au site web du PFPDT.

Le TAF gère des ensembles de données physiques et électroniques. Tous les ensembles de données du tribunal sont toutefois traités dans une infrastructure informatique qui est protégée par un système d’authentification multifactorielle. Cette infrastructure est administrée en grande partie de manière centralisée par l’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication (OFIT, fournisseur de prestations) et gérée par nos informaticiens internes. Certains services informatiques peuvent en outre être acquis auprès de fournisseurs externes sur la base d’une convention particulière garantissant le respect des exigences de sécurité nécessaires (cf. art. 9 LPD).

Le TAF traite les données et exploite son infrastructure informatique dans le respect des principes de la protection des données et des objectifs de la sécurité de l’information. Il s’aligne en particulier sur la stratégie de sécurité de la Confédération et sur les prescriptions de sécurité du Office fédéral de la cybersécurité (OFCS).

La sécurité informatique et, dans ce cadre, les prescriptions sur la protection de base de tous le moyens et applications TIC sont essentiellement de la compétence de l’OFIT, sachant qu’une protection accrue est mise en place en fonction des besoins de protection des informations concernées. La surveillance interne au tribunal est assurée par la ou le délégué à la sécurité informatique du TAF (DSIO / InfoSec TAF).

On entend par données personnelles (ci-après également « les données ») toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable (art. 5 let. a LPD). Cela comprend les données relatives à une personne identifiée de même que les données objectives qui, seules ou dans leur ensemble, permettent d’identifier une personne. Par traitement on entend toute opération relative à des données personnelles, quels que soient les moyens et procédés utilisés, notamment la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’utilisation, la modification, la communication, l’archivage, l’effacement ou la destruction de données (art. 5 let. d LPD).

Dans le cadre de son activité juridictionnelle, le TAF traite principalement des données personnelles de parties à la procédure, de mandataires, de personnes appelées à donner des renseignements et de témoins, ainsi que d’experts. Il arrive aussi que des données personnelles de tiers non impliqués soient traitées en raison des actes déposés par ces personnes. Le traitement des données obéit au droit de procédure applicable dans la mesure où la LPD ne s’applique pas aux procédures devant les tribunaux (cf. art. 2 al. 3 LPD). La publicité de la jurisprudence du TAF (principe de transparence de la justice) concrétise un principe constitutionnel (art. 30 al. 3 Cst.). Les arrêts du TAF sont en principe publiés sous une forme anonyme (art. 29 al. 2 LTAF), mais des exceptions sont possibles pour faciliter la compréhension de certaines décisions (à propos de la disposition parallèle de la loi sur le Tribunal fédéral, cf. Paul Tschümperlin, in : Commentaire bâlois, LTF, 3^e éd 2018, Art. 27 No 16).

Eu égard à ses tâches d’administration générales et notamment de gestion des ressources humaines, le TAF traite les données personnelles de ses collaborateurs et collaboratrices ainsi que des candidates et des candidats. Il traite également des données personnelles dans le cadre de la gestion générale des affaires (affaires administratives internes ou requêtes de la population, que ce soit par courrier ou par le biais du formulaire de contact). Le traitement de ces données se fonde en principe sur une base légale (art. 34 al. 1 LPD) et en partie sur la base du consentement des personnes concernées (art. 34 al. 4 let. b LPD).

Le traitement des données fait partie des tâches et compétences du TAF au sens large. Selon le domaine, il peut également porter sur des données dites sensibles au sens de l’art. 5 let. c LPD (par ex. des données sur la santé). Dans ce cas comme dans les autres, le traitement de vos données personnelles respecte le principe de légalité et en particulier la législation fédérale sur la protection des données.

Les données personnelles traitées par le TAF dans le cadre de son activité juridictionnelle ne proviennent pas exclusivement des parties à la procédure ; elles peuvent aussi être collectées dans le cadre de l’entraide administrative ou de l’administration des preuves auprès d’autres instances ou personnes, par exemple d’autres participants à la procédure ou à la procédure préliminaire, des témoins, des experts ou d’autres tiers compétents. Dans le cadre de ses procédures, le TAF constate les faits d’office et procède à l’administration des preuves nécessaires (art. 12 PA). Dans ce cas aussi, le principe de légalité est respecté.

Les audiences du TAF font l’objet de procès-verbaux. Dans certains cas, et avec l’accord des parties, elles sont enregistrées aux fins de la transcription. Tant la transcription que les enregistrements sonores sont considérés comme un traitement de données personnelles. Les éventuels enregistrements sonores des audiences sont en principe effacés une fois la transcription terminée.

En dehors de nos activités juridictionnelles, nous recevons des données personnelles dans le cadre général de la gestion des ressources humaines ainsi que des requêtes transmises par courrier postal ou électronique (par ex. questions générales, formulaire de contact en ligne, abonnement à la newsletter).

Les données personnelles traitées dans le processus de recrutement sont fournies exclusivement par les candidates et les candidats. Des données personnelles concernant les candidates et les candidats ne sont demandées à des tiers (références) qu’après consultation et après avoir obtenu leur consentement (art. 34 al. 4 let. b LPD). Les dossiers de candidature sont traités conformément au droit sur le personnel de la Confédération en vigueur, en particulier la loi du 24 mars 2000 sur le personnel de la Confédération (LPers ; RS 172.220.1) et l’ordonnance du 22 novembre 2017 concernant la protection des données personnelles du personnel de la Confédération (OPDC ; RS 172.220.111.4 ; art. 8 ss).

Le TAF est saisi d’un grand nombre de procédures judiciaires différentes qui impliquent le traitement d’informations de toutes sortes. La base légale régissant le traitement des données personnelles dans le cadre des procédures devant les tribunaux découle, au sens de l’art. 2 al. 3 LPD, des règles de procédure applicables au cas d’espèce. La loi fédérale du 20 décembre 1968 sur la procédure administrative (PA ; RS 172.021) joue à cet égard un rôle central (cf. art. 37 LTAF).

À la fin de la procédure, les données de la procédure sont généralement traitées afin d’accomplir d’autres obligations légales, par exemple pour respecter les obligations de conservation prévues par les dispositions sur l’archivage applicables, notamment celles de la loi fédérale du 26 juin 1998 sur l’archivage (LAr ; RS 152.1) et l’ordonnance du 8 septembre 1999 relative à la loi fédérale sur l’archivage (ordonnance sur l’archivage, OLAr ; RS 152.11). Le TAF est en outre soumis au règlement du 9 décembre 2010 sur l’archivage au Tribunal administratif fédéral (RArTAF ; RS 152.13). Les actes des procédures sont archivés pour une durée d’au moins 50 ans (cf. art. 11 al. 1 LAr, art. 14 al. 1 OLAr et art. 6 al. 2 RArTAF)

Dans le cadre de ses tâches administratives, le TAF traite les données personnelles en premier lieu en vertu de l’autonomie administrative que lui confère la loi (art. 27 LTAF).

Dans le cadre de la procédure de recrutement et des rapports de travail, vos données personnelles sont traitées conformément aux buts administratifs usuels. Les bases légales principales sont à cet égard la LPers et l’OPDC, dont l’application découle de l’art. 1 al. 2 de l’ordonnance du 26 septembre 2003 relative aux conditions de travail du personnel du Tribunal pénal fédéral, du Tribunal administratif fédéral et du Tribunal fédéral des brevets (OPersT ; RS 172.220.117).

D’une manière générale, nous ne traitons vos données personnelles dans un but autre que ceux mentionnés que si une base légale le prévoit ou si vous y avez consenti.

Le TAF ne communique vos données personnelles que si une base légale le prévoit, si cela est indispensable à l’accomplissement de ses tâches légales, ou si vous avez consenti expressément à leur communication (cf. art. 36 LPD). Conformément à l’art. 9 LPD, le traitement des données personnelles peut aussi être confié à un tiers pour autant qu’un contrat le prévoie et que les conditions prévues par la loi soient réunies.

Au sein du TAF, seuls les juges et les greffiers ont accès à vos données personnelles. L’accès est réglé en fonction de l’activité juridictionnelle et des tâches administratives y relatives selon le principe need-to-know (besoin de connaître). Notre personnel est en outre soumis au secret professionnel, au secret d’affaires et au secret de fonction (art. 22 al. 1 LPers).

Exemples de situations dans lesquelles des données sont communiquées.

• Vos données personnelles peuvent être communiquées aux participants à la procédure au cours de laquelle elles ont été recueillies, si cela est nécessaire aux fins de la procédure (cf. par. ex. art. 26 PA, consultation des pièces). Les données recueillies en vue de l’octroi de l’assistance judiciaire ne sont pas transmises aux autres participants à la procédure, à moins que ces derniers aient un droit à l’information sur les revenus et le patrimoine en vertu de dispositions légales particulières.
• Vos données personnelles peuvent être communiquées, en fonction des règles de procédure applicables, aux personnes impliquées dans la procédure telles que les experts (art. 12 let. e PA) ou les traducteurs et interprètes (cf. art. 33a al. 4 PA).
• Elles peuvent être communiquées à des autorités afin d’accomplir nos et/ou leurs tâches légales (entraide administrative).
• Elles peuvent aussi être communiquées à des prestataires/fournisseurs externes. Dans la mesure où le TAF acquiert des services (notamment informatiques) externes, le prestataire à accès aux données pour autant que cela soit nécessaire pour fournir les prestations (assistance). L’accès aux données est consenti sur la base d’un contrat (art. 9 al. 1 LPD). Ces prestataires sont aussi soumis au secret professionnel, au secret d’affaires et au secret de fonction conformément à l’art. 22 al. 1 LPers, ou à des obligations de confidentialité contractuelles (non-disclosure agreements ou NDA).
• Dans le cadre de la cyberjustice, nous utilisons un logiciel externe de la Confédération (Validator) pour valider la signature électronique qualifiée des écrits transmis par voie électronique (art. 21a PA). Le traitement des données se fonde à cet égard sur l’ordonnance du 18 juin 2010 sur la communication électronique dans le cadre de procédures administratives (OCEl-PA ; RS 172.021.2) et sur le règlement d’exécution du 16 juin 2020 du Tribunal administratif fédéral sur la communication électronique avec les parties (CE-TAF ; RS 173.320.6).
• En cas de recours contre un arrêt du TAF, nous transmettons le dossier de la cause à l’autorité de recours compétente (cf. par ex. art. 86 al. 1 let. a, en relation avec l’art. 102 al. 2 de la loi du 17 juin 2005 sur le Tribunal fédéral [LTF ; RS 173.110]).
• Si le TAF se tient pour incompétent dans une procédure, il transmet sans délai l’affaire à l’autorité compétente et, en cas de doute, il peut avoir un échange de vues avec elle (art. 8 PA). Lorsqu’une partie à une procédure conduite devant une autre autorité se réfère à une procédure conduite au TAF et que l’autre autorité requiert le dossier de cette procédure, celui-ci peut être transmis à cette autorité dans le cadre de l’entraide administrative ou judiciaire (cf. art. 194 al. 2 du code de procédure pénale suisse du 5 octobre 2007 [CPP ; RS 312.0] ; art. 97 al. 1 LEI ; art. 96 al. 1 LAsi).
• Nous transmettons des données à des autorités étrangères dans le cadre d’accords bilatéraux ou multilatéraux ou en vertu du droit européen applicable. Les membres de l’UE sont soumis au règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données, RGPD). Pour communiquer des données à des pays tiers hors de l’UE, nous devons examiner le droit national applicable. Si l’État tiers concerné n’a pas une législation assurant un niveau de protection adéquat ou n’offre pas de garanties suffisantes à cet égard, les données sont communiquées uniquement dans le cadre des dérogations prévues aux art. 16 s. (cf. également art. 97 s. LAsi).
• La consultation des dossiers archivés (judiciaires ou administratifs) peut être autorisée pendant le délai de protection (cf. art. 9 ss LAr) sous certaines conditions, notamment en vertu de l’art. 13 al. 1 LAr. La consultation peut en outre être assortie de charges et de conditions ou être accordée à condition que les dossiers soient rendus anonymes (art. 13 al. 3 LAr).

Le TAF ne prend pas de décisions individuelles automatisées au sens de l’art. 21 LPD. Aucune information supplémentaire à cet égard n’est donc nécessaire.

a)    Généralités

Nous avons confié l’hébergement de notre site web et les prestations d’assistances y relatives à deux fournisseurs externes établis en Suisse. Ceux-ci disposent des accès techniques nécessaires afin de pouvoir garantir le bon fonctionnement du site. Pour garantir l’exploitation 24 heures sur 24, il existe un hébergement (à distance) externe des serveurs utilisés en cas d’urgence. Ce partenaire remplit les conditions posées à l’art. 16 al. 1 LPD.

b)    Lors de l’utilisation de notre site web, les données suivantes sont enregistrées dans des fichiers journaux :

• adresse IP ;
• date et heure de la consultation ;
• différence de fuseau horaire par rapport à l’heure moyenne de Greenwich (GMT) ;
• pages consultées ;
• état d’accès/code d’état http ;
• volumes de données transférées ;
• page consultée précédemment ;
• navigateur ;
• système d’exploitation ;
• langue et version du logiciel de navigation.

Ces données sont exploitées à l’aide d’outils d’analyse des sites web, dans le but d’améliorer continuellement le fonctionnement de notre site. À cette fin, le TAF utilise la solution logicielle Matomo. Les données acquises sont exclusivement utilisées à des fins d’analyses web ne se rapportant pas à des personnes ; elles ne sont pas partagées ou fusionnées avec d’autres jeux de données.

L’enregistrement temporaire de l’adresse IP de l’utilisateur ou de l’utilisatrice est nécessaire afin que le système puisse afficher le contenu du site web sur son ordinateur. L’adresse IP n’est pas enregistrée à d’autres fins, en particulier à des fins d’analyse personnelle ou de marketing.

Les données sont effacées dès qu’elles ne sont plus utiles pour atteindre le but dans lequel elles ont été recueillies. Les données enregistrées pour pouvoir afficher le site web sont effacées à la fermeture de la session. Quant aux données enregistrées dans les fichiers journaux, elles le sont au plus tard après 30 jours.

c)    Utilisation des cookies

Le site web du TAF utilise des cookies. Les cookies sont des petits fichiers de textes qui sont enregistrés dans la chronologie du navigateur sur votre disque dur. Ils permettent par exemple à notre site de vous reconnaître en cas de nouvelle consultation et de reprendre automatiquement les paramètres que vous avez modifiés.

L’offre en ligne du TAF utilise des cookies temporaires, qui sont techniquement nécessaires pour pouvoir afficher le site web (cookies de session), et des cookies permanents. Les cookies de session sont effacés automatiquement lorsque vous quittez le site web. Les cookies permanents servent à améliorer la performance de l’offre en ligne, y compris en arrière-plan, et à reconnaître les utilisateurs et utilisatrices pour pouvoir reprendre certains paramètres personnalisés (par exemple la langue ou les informations de connexion).

Si vous ne voulez pas que des cookies soient enregistrés sur votre ordinateur, vous pouvez désactiver l’option correspondante dans les paramètres de votre navigateur. Les cookies qui ont déjà été enregistrés peuvent également être effacés en passant par les paramètres du navigateur. La désactivation des cookies dans les paramètres du navigateur peut toutefois entraîner une limitation de l’offre en ligne disponible.

d)    Extensions des réseaux sociaux et YouTube

Des extensions de réseaux sociaux (Social Media plugins) sont intégrées au site web du TAF. Elles sont toutefois désactivées par défaut. Ce n’est qu’en cliquant sur le symbole d’un réseau social qu’une connexion est établie avec le réseau concerné (solution à deux clics). Le fournisseur de la plateforme n’est toutefois informé que du fait que vous accédez au réseau social depuis le site web du TAF. Les autres activités qui se déroulent sur la plateforme en question sont alors soumises aux dispositions sur la protection des données du fournisseur concerné.

Des fichiers vidéo de YouTube sont intégrés sur le site web du TAF. Cette intégration est effectuée par la méthode no cookies, ce qui signifie qu’aucune information vous concernant n’est transmise à YouTube lorsque vous visionnez ces vidéos.

e)    Abonnements aux communiqués de presse et à la newsletter ATAF

Les personnes intéressées peuvent s’abonner aux communiqués de presse du TAF et à la newsletter ATAF. Pour recevoir ces bulletins d’information, vous devez vous inscrire sur notre site web en indiquant la langue, vos nom et prénoms ainsi que votre adresse électronique.

L’abonnement à la newsletter s’effectue selon la procédure dite à deux clics. Après l’inscription, vous recevrez donc un courriel dans lequel il vous sera demandé de confirmer votre abonnement. Cette confirmation est nécessaire afin d’éviter l’inscription abusive par des tiers.

Les données fournies sont utilisées exclusivement aux fins de diffusion de la newsletter. Elles sont traitées sur la base de votre consentement (art. 34 al. 4 let. b LPD). L’abonnement à la newsletter peut être résilié en tout temps, soit en cliquant sur le lien spécifique qui se trouve à la fin de chaque newsletter, soit en utilisant le formulaire de contact général du service de presse du TAF.

Lorsque vous serez désinscrit de la newsletter, vos données de contact seront effacées de notre système de distribution.

f)     Utilisation du formulaire de contact

Vous pouvez prendre contact avec nous à l’aide d’un formulaire de contact qui se trouve sur notre site web. Si vous prenez contact avec nous par ce biais, vos données seront traitées afin de pouvoir répondre à votre requête. Ces données sont saisies dans le formulaire de contact et, selon les besoins, elles sont enregistrées sous forme électronique sous un propre numéro de dossier.

Les données personnelles fournies dans l’écran de saisie ou dans votre courriel sont traitées exclusivement pour répondre à votre requête. Les autres données personnelles traitées durant le processus d’envoi du formulaire de contact servent uniquement à empêcher une utilisation abusive du formulaire et à garantir la sécurité des systèmes informatiques.

Ces données sont traitées sur la base de votre consentement (art. 34 al. 4 let. d LPD).

Si votre requête ou le dossier administratif qui en résulte revêt une importance juridique, politique, économique, historique, sociale ou culturelle, les données en question peuvent éventuellement être conservées pendant 50 ans au plus en vertu du droit de l’archivage (art. 11 al. 1 LAr).

Les demandes transmises par écrit sont soumises aux mêmes règles.

Nous attirons votre attention sur le fait que le formulaire de contact ne doit pas être utilisé pour la correspondance concernant les procédures en cours. La transmission électronique des écrits au sens de l’art. 21a PA doit être effectuée par le biais d’une plateforme prévue par la loi. Si vous avez l’intention de déposer un recours par voie électronique, nous vous invitons à vous informer sur la situation juridique en vigueur sur notre site web ou à demander conseil à un juriste.

Afin de protéger efficacement vos données personnelles, la législation sur la protection des données vous octroie toute une série de droits que vous pouvez exercer par écrit à l’égard du TAF.

a)  Droit d’accès (art. 25 LPD)

Indépendamment du droit de consulter les pièces prévu à l’art. 26 PA, en vertu de l’art. 25 LPD vous avez le droit de nous demander si nous traitons des données personnelles vous concernant. Les restrictions au droit d’accès et le refus de donner droit à l’accès prévus par la loi (art. 26 s. LPD) demeurent réservés.

Veuillez joindre une copie d’un document d’identité valable (passeport ou carte d’identité) à votre demande, à des fins de vérification de l’identité (art. 16 al. 5 OPDo).

b)  Droit de faire rectifier ou effacer les données et de restreindre leur traitement (art. 41 LPD)

En vertu de l’art. 41 al. 2 let. a LPD, vous avez le droit d’exiger la rectification de données personnelles inexactes, voire leur suppression ou leur destruction. Vous avez en outre le droit d’exiger que le TAF publie ou communique à des tiers sa décision concernant la rectification, l’effacement ou la destruction des données, l’opposition à une communication ou la mention du caractère litigieux des données personnelles (art. 41 al. 2 let. b LPD).

Cette disposition ne s’applique pas aux procédures devant le tribunal (art. 2 al. 3 LPD) et tous les écrits ainsi que leurs annexes sont obligatoirement versés au dossier. Étant donné que les actes du dossier documentent tout le déroulement de la procédure, il n’existe aucun droit à retirer certains documents a posteriori.

c)  Droit à la remise ou à la transmission des données personnelles (art. 28 LPD ; portabilité des données)

En vertu de l’art. 28 LPD, vous avez le droit, à certaines conditions, d’exiger que nous vous remettions les données personnelles que vous nous avez communiquées sous un format électronique couramment utilisé ou que nous transmettions ces données à un tiers que vous aurez désigné.

d)  Droit d’opposition (art. 37 LPD)

Conformément à l’art. 37 LPD, vous pouvez exiger le blocage de la communication de données personnelles déterminées ou vous opposer à cette communication, si vous rendez vraisemblable un intérêt digne de protection et pour autant que le TAF ne soit pas juridiquement tenu de procéder à cette communication ou que le défaut de communication ne risque pas de compromettre l’accomplissement de ses tâches. Dans ce cas également, la règle ne s’applique pas aux cas liés à une procédure devant le tribunal (art. 2 al. 3 LPD).

e)  Droit de révocation du consentement relatif à la protection des données

Vous pouvez révoquer en tout temps le consentement que vous avez donné au TAF pour qu’il puisse traiter vos données personnelles (art. 34 al. 4 let. b LPD). La légalité du traitement des données pendant la période allant du consentement à la révocation du consentement n’en est pas affectée.

Si vous faites usage de l’un des droits susmentionnés, nous procéderons d’office à une vérification des conditions légales. Les droits en question ne peuvent pas être exercés dans le cadre d’une procédure devant le tribunal (art. 2 al. 3 LPD).

Nous attachons de l’importance à la protection de vos données personnelles. Vous pouvez vous adresser à nous en tout temps pour toute question concernant vos données personnelles traitées au TAF.

En cas de besoin, vous pouvez également vous adresser à l’autorité de surveillance du TF en matière de droit de la protection des données :

Tribunal fédéral suisse, Avenue du Tribunal-Fédéral 29, 1000 Lausanne 14

Comme cela a été indiqué en préambule, la ou le préposé à la protection des données du TAF traite également les demandes d’accès conformément à la loi sur la transparence. La correspondance qui en découle est enregistrée dans les dossiers du TAF, qui sont conservés conformément aux dispositions applicables en matière d’archivage.

La consultation des pièces en cours de procédure est régie par l’art. 26 PA. En dehors des procédures devant le tribunal, les demandes de ce type doivent être déposées conformément à l’art. 29 al. 2 Cst. et à l’art. 13 al. 1 let. b LAr, et être dûment justifiées (intérêt prépondérant digne de protection). Les éventuels émoluments dus en rapport avec le traitement de la demande sont fixés conformément au règlement du 21 février 2008 sur les émoluments administratifs du Tribunal administratif fédéral (REmol-TAF ; RS 173.320.3).

Le TAF a signé une convention avec les Archives fédérales en vertu de l’art. 4 al. 4 LAr, en relation avec l’art. 7 al. 2 OLar, afin d’archiver ses documents de manière autonome conformément aux instructions du 13 juillet 1999 concernant la gestion des documents dans l’administration fédérale.

En application des art. 11 al. 1 LAr et 14 al. 1 OLar, le TAF applique un délai de protection de 50 ans aux actes de procédure (art. 6 al. 2 RArTAF), sous réserve du délai de protection ordinaire de 30 ans (art. 9 al. 1 LAr, art. 6 al. 1 RArTAF) ou des délais de protection prolongés prévus à l’art. 8 RArTAF.

Les actes administratifs sont archivés pour autant qu’ils sont utiles à l’histoire ou au développement du TAF, ou qu’ils présentent un intérêt général du point de vue juridique, politique, économique, historique, social ou culturel. Les autres actes administratifs sont conservés aussi longtemps que subsiste la possibilité de leur utilité future. Demeurent réservées les dispositions légales spéciales relatives à des documents déterminés. Les documents relatifs aux demandes de consultation des archives sont aussi archivés (art. 4 RArTAF). Le délai de protection est de 30 ans s’ils ne contiennent pas de données personnelles sensibles ni de profils de personnalité. En cas contraire, le délai de protection est de 50 ans (art. 6 al. 1 et 3 RArTAF).

Des dispositions particulières s’appliquent en matière de gestion du personnel. La règle de base veut que les données soient conservées pendant les dix ans qui suivent la fin des rapports de travail avant d’être proposées aux Archives fédérales. Les données jugées sans valeur archivistique sont alors détruites (art. 23 OPDC). Une exception est prévue pour les données des candidats qui n’ont pas été retenus : les dossiers de candidature transmis sur papier sont renvoyés aux candidats et les autres données, à l’exception de la lettre de candidature, sont détruites au plus tard dans les trois mois suivant la clôture de la procédure de recrutement (art. 10 al. 3 OPDC).

Conformément à l’aide-mémoire des Archives fédérales suisses du 12 avril 2017 pour la préparation et le versement de dossiers du personnel, l’archivage des dossiers du personnel sous forme numérique et analogique fait l’objet d’un échantillonnage. Selon cette règle, 10 % des dossiers de tous les collaborateurs ayant quitté la Confédération au cours de l’année écoulée doivent être conservés. Ensuite, tous les dix ans, les dossiers de tous les collaborateurs ayant quitté la Confédération les années se terminant par le chiffre 2 (2012, 2022, etc.) sont archivés. Les dossiers de tous collaborateurs et collaboratrices ayant occupé une fonction hiérarchique d’importance au sein de l’administration fédérale et des tribunaux fédéraux sont archivés, quelle que soit l’année de départ.

La déclaration sur la protection des données est soumise à l’évolution constante de la technique et du droit, ce qui peut nécessiter des adaptations des informations ci-dessus. Nous nous efforçons donc de mettre à jour et, si nécessaire, de compléter notre déclaration sur la protection des données en permanence.

Mis à jour en janvier 2024