Préparer les chancelleries pour le futur

Jacqueline Moore, en tant que collaboratrice du Service juridique et responsable des services de chancellerie, vous avez participé au projet de pool des chancelleries. Pouvez-vous nous en dire plus ?
L’idée est de créer un pool pour le personnel de chancellerie, par analogie au pool de greffiers. Ce modèle a fait ses preuves en permettant à des personnes de soutenir pendant quelques mois une unité qui doit faire face à une vacance ou à un pic de travail. Nous avons lancé le pool des chancelleries sous forme de projet pilote il y a un an, avec une seule collaboratrice. Actuellement, un deuxième collaborateur est en formation. Mais trois postes en tout ont été prévus pour ce pool. 

Quelles compétences attendez-vous des membres du pool des chancelleries ?
Ces personnes doivent avoir les compétences professionnelles et linguistiques usuelles du personnel de chancellerie, mais elles doivent aussi faire preuve d’une grande souplesse au niveau de l’esprit d’équipe et des horaires de travail. Cela est dû au fait qu’elles sont appelées à travailler dans les chancelleries de cour et à la Chancellerie centrale, en particulier au Centre de scannage où les horaires de travail ne sont guère flexibles. En contrepartie, le travail au sein du pool est très varié et permet de se familiariser avec les différents domaines du TAF.

Vous êtes aussi ambassadrice de Justitia 4.0. Où en est ce projet ?
Justitia 4.0 tient le cap. Le printemps prochain, le TAF va lancer un projet pilote avec l’application de gestion des dossiers judiciaires. C’est une chance inouïe, car ce projet pilote sera mené parallèlement à notre propre projet informatique relatif au nouveau logiciel de gestion des affaires. La loi fédérale sur les plateformes de communication électronique dans le domaine judiciaire (LPCJ) crée la base légale nécessaire pour pouvoir utiliser la plateforme Justitia.Swiss. 

Quelles sont les conséquences pour la justice et le travail au sein du TAF ?
Le but de Justitia 4.0 est de préparer la justice suisse à l’ère du numérique. Après l’entrée en vigueur de la loi, les autorités et les représentants légaux auront par exemple l’obligation d’utiliser la plateforme Justitia.Swiss pour la communication électronique des écrits. Pour les chancelleries, cela impliquera la disparition de nombreuses tâches administratives, auxquelles vont toutefois se substituer de nouvelles. Pour ne pas être pris au dépourvu, voilà déjà quelques années que nous avons entrepris de numériser les dossiers. Mais cela entraîne actuellement un surplus de travail pour la Chancellerie centrale, en particulier pour le Centre de scannage, et pour les chancelleries de cour, car c’est encore le dossier physique qui fait foi aujourd’hui.

Depuis juin 2020, le TAF offre la possibilité de déposer les écrits sous forme électronique. Est-ce que cette possibilité est utilisée ?
De plus en plus ; cela répond clairement à un besoin. Le nombre de courriels reçus quotidiennement augmente sans cesse. Le défi, c’est que le courrier électronique arrive 24 heures sur 24. Cela génère un certain stress à la Chancellerie centrale, puisque l’objectif pour l’équipe est de traiter le courrier entrant au jour le jour. La gestion des écrits électroniques est exigeante ; cela va de la vérification de la signature électronique qualifiée à ce que l’on appelle la conversion des documents. De prime abord, la numérisation des documents peut sembler simple, mais il faut rappeler que l’on a affaire à des actes juridiques qui sont soumis à des règles et à des délais. La sécurité et la protection des données doivent également être garanties en tout temps. Enfin, la numérisation a aussi une influence sur la collaboration entre les chancelleries.

Pouvez-vous préciser ?
Les chancelleries de cour n’ont pas toutes atteint le même degré de numérisation, car cet aspect ne revêt pas partout la même importance en fonction des domaines juridiques et des instances inférieures. Les possibilités peuvent aussi être limitées pour les mêmes raisons. De plus, il y a de nombreux cas spéciaux et des délais variables. Néanmoins, nous essayons de créer une base commune et de voir dans quels domaines nous pouvons être utiles les uns aux autres.